Tom innboks og lave skuldre

Sliter du med å komme gjennom innboksen, og føler du at du mister kontroll i en ellers hektisk arbeidshverdag? Gjør små grep – få kontroll og rom til å puste med tom innboks.

Tom innboks, eller Inbox Zero, er en velkjent metode for kontroll og oversikt i mailen din, som først ble introdusert av produktivitetsekspert Merlin Mann i 2004. Siden har mange bygget videre på tilnærmingen han først introduserte, men målet er fortsatt det samme; hjelpe deg med å bruke tiden din bedre ved å unngå overfull innboks, og innføre gode rutiner for lesing og håndtering av e-posten din. 

Metoden har som mål å holde innboksen tom, eller tilnærmet tom, til alle tider. Men ifølge Mann referer ikke tom innboks kun til antall e-poster i innboksen din, men også til tiden hjernen din bruker i innboksen.  

En undersøkelse utført i etterkant av korona-pandemien når mange hadde vært på hjemmekontor, viser  at arbeidskommunikasjon er den største distraksjonen for folk, og så mye som 20% sa de ønsket å bytte jobb på grunn av mengden e-poster de mottok i løpet av en dag.

Klar tale der; e-post kan være distraherende og reduserer produktivitet og effektivitet.

Hvordan komme i gang med tom innboks?

1. Avmeld alle nyhetsbrev du ikke bruker tid på å lese. De fyller bare opp innboksen din.

2. Sett av tid til å gå gjennom og håndter e-posten din, typisk på morgen og ettermiddag. Jeg pleier å sette av tid til det morgen, rundt lunsj og før jeg går fra jobb.

   Tips! Legg det inn i kalenderen din – et kvarter tre ganger om dag, så slipper du at møter bookes inn.

3. Slå av e-postvarsler. Forskning viser at vi kan bruke inntil 20 minutter på å vende fokus tilbake på en oppgave hvis vi blir forstyrret av en varsling.

Når du har dette på plass, kan du begynne å jobbe med metoden for tom innboks. Først vil jeg anbefale å ha en god mappestruktur på plass, samt et system for oppgavehåndtering (for eksempel Evernote, to-do apper eller det vi bruker; Flow ❤️). Flytt i tillegg all internkommunikasjon til en annen kanal (for eksempel Teams eller Slack).

Slik håndterer du innkommende e-post

• Slett

  Krever e-posten en handling fra deg? Inneholder den informasjon du kan trenge senere? Er svaret nei på begge spørsmålene? Slett.

• Deleger

  Kan noen andre i teamet svare eller utfører raskere eller mer effektivt enn deg? Hvis svaret er ja, kan du videresende e-posten til vedkommende og/eller lage en oppgave til vedkommende på teamet ditt i ditt foretrukne system for oppgavehåndtering. Slett deretter e-posten, og spar miljøet. Eller arkiver i angitt mappestruktur.

• Utfør

  Krever e-posten en handling fra deg? Er du den rette til å utføre? Kan du svare raskt med maks tre setninger? Hvis svaret er ja på alle spørsmål, svar på e-posten. Slett eller arkiver.

• Utsett

  Trenger du mer tid til å svare? Det kan være at e-posten krever et lengre svar, at du må finne frem et vedlegg eller at den innebærer en oppgave du må gjøre. Lag en oppgave (eller slumre e-posten) og legg den inn i mappestrukturen for håndtering senere.

Tips – lag deg også en
kopi-innboks

Vi har en e-post kultur i Norge der «alle skal med». Det betyr at du ofte mottar e-poster der du er satt i kopi eller blindkopi. Dette er
e-poster «til orientering», og skal ikke inneholde informasjon du trenger å ta stilling til. Unngå støy fra disse ved å automatisk legge dem i en kopi-innboks, som du kun går gjennom en gang i løpet av dagen. Denne skal selvsagt også være tom på slutten av dagen,
men da slipper du å håndtere disse oftere enn nødvendig.

Slik lager du deg en
kopi-innboks i Outlook

1. Lag deg ei ny mappe som du kaller feks «Kopi», og legg denne rett under innboksen i e-poststrukturen din 🗂

2. Høyreklikk på en e-post i innboksen du er på kopi på, og velg regler > opprett regel 📧

3. Inne i regeloppsettet, velger du alternativet «Jeg er på kopi-linjen», og «flytt til» mappen du nettopp lagde ℹ️

Lagre og ta helg med tanken på at neste uke gir en litt ryddigere innboks